E-Rechnung in der Gastronomie: Wann du sie ausstellen musst
Die E-Rechnung betrifft Restaurants vor allem bei Firmenkunden: beim Geschäftsessen über 250 Euro und beim Catering für Unternehmen. Für Privatgäste ändert sich nichts. Die Fristen und Ausnahmen im Überblick.
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Die E-Rechnung gilt nur zwischen Unternehmen. Gäste, die privat essen gehen, betrifft sie nicht. Für Restaurants wird sie trotzdem relevant, sobald ein Firmenkunde eine Rechnung braucht: beim Geschäftsessen, bei der Weihnachtsfeier eines Betriebs oder beim Catering für ein Büro.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch auslesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Zulässig sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei ZUGFeRD aber nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Ein Foto oder Scan ebenso wenig.
Die Fristen
| Seit wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen. |
Bis Ende 2026 darfst du an Geschäftskunden also noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Wer 2026 nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, darf das auch 2027 noch. Handwerksverbände fordern, die Pflicht für alle auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht.
Die wichtigste Ausnahme: Rechnungen bis 250 Euro
Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, dürfen immer als normale Rechnung ausgestellt werden (§ 33 UStDV). Das deckt die meisten Restaurantbesuche ab, auch Geschäftsessen zu zweit oder zu dritt. Der Kassenbeleg mit TSE-Daten reicht hier weiterhin.
Geschäftsessen über 250 Euro
Für ein Geschäftsessen über 250 Euro brauchst du ab dem Zeitpunkt deiner Ausstellungspflicht eine E-Rechnung, wenn der Gast für sein Unternehmen bezahlt. Das Bundesfinanzministerium beschreibt in seinen FAQ einen praktischen Weg: Vor Ort bekommt der Gast wie gewohnt den Kassenbeleg. Danach schickst du ihm eine E-Rechnung, die den Beleg berichtigt. Die E-Mail-Adresse dafür fragst du beim Bezahlen ab.
Für den Bewirtungsbeleg des Gastes hat das BMF im November 2025 die Regeln angepasst. Bei Kassen mit TSE zählen nur maschinell erstellte und TSE-gesicherte Rechnungen. Über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form des Kassenbelegs ausgestellt und später durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Bei Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzlich deine Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Bewirtenden draufstehen.
Catering und Feiern für Firmen
Liefert dein Betrieb Catering an ein Unternehmen oder richtet die Firmenfeier aus, liegt die Rechnung meist deutlich über 250 Euro. Hier wird die E-Rechnung ab 2027 oder 2028 zur Pflicht. Plane das in deiner Buchhaltung oder Rechnungssoftware rechtzeitig ein.
Und beim Empfang?
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit Januar 2025, zum Beispiel von deinem Großhändler oder Getränkelieferanten. Der Empfang per E-Mail ist zulässig, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen brauchst du laut BMF nicht. Du brauchst aber eine Software, die das Format lesbar darstellt und die Rechnung revisionssicher archiviert. Frag deine Steuerberatung oder dein Buchhaltungsprogramm, ob das schon eingerichtet ist.
Was passiert, wenn die E-Rechnung fehlt?
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist es keine Ordnungswidrigkeit, wenn statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt wird. Ordnungsgemäß ist die Rechnung damit aber nicht. Das Risiko trägt dann vor allem dein Geschäftskunde beim Vorsteuerabzug, und der wird entsprechend nachfragen.
Häufige Fragen
Muss ich als Restaurant E-Rechnungen ausstellen?
Nur an Unternehmen und nur über 250 Euro. Die Pflicht beginnt 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst 2028.
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten ab Version 2.0.1 ist dagegen zulässig.
Brauche ich eine E-Rechnung für Privatgäste?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur bei Leistungen an andere Unternehmen.
Ist der Kassenbeleg bei einem Geschäftsessen noch gültig?
Bis 250 Euro ja. Darüber kann der Kassenbeleg vor Ort ausgegeben und später durch eine E-Rechnung berichtigt werden.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Der Empfang per E-Mail ist zulässig, ein separates Postfach dafür ist laut BMF nicht nötig.
Quellen
Dieser Beitrag gibt den Stand zum angegebenen Datum wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich bitte mit deiner Steuerberatung.