Kasse beim Finanzamt melden: So klappt die Mitteilung über ELSTER

Seit dem 1. Januar 2025 nimmt das Finanzamt Meldungen zu elektronischen Kassen entgegen. Die Pflicht dazu steht schon seit 2020 in § 146a Abs. 4 AO, das Meldeverfahren gibt es aber erst seit 2025. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab. Wer das verpasst hat, sollte die Meldung jetzt nachholen.

Welche Fristen gelten

Gemietete und geleaste Kassen zählen wie gekaufte. Als Anschaffungsdatum gilt der Tag, ab dem dir das Gerät zur Verfügung steht. Eine Außerbetriebnahme kannst du nur melden, wenn die Anschaffung vorher gemeldet wurde.

Welche Angaben du brauchst

Das Gesetz verlangt Name und Steuernummer, die Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), Art und Anzahl der Kassen, deren Seriennummern sowie Anschaffungs- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum. Im ELSTER-Formular fragt das Finanzamt das genauer ab:

• Art des Systems, zum Beispiel „Tablet-/App-Kassen-System“
• Software und Version, Hersteller und Modell
• Seriennummer der Kasse
• Seriennummer der TSE (64 Zeichen), BSI-Zertifizierungs-ID und Bauform (SD-Karte, USB oder Cloud)
• Anschaffungsdatum

Die TSE-Daten findest du in der Regel im Backoffice deiner Kasse oder in den Unterlagen deines Kassenanbieters. Für die Meldung brauchst du ein ELSTER-Benutzerkonto.

Eine Meldung pro Betriebsstätte, immer vollständig

Gemeldet wird je Betriebsstätte. Jede Mitteilung muss alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte enthalten, auch die, die du schon früher gemeldet hast. Kaufst du eine zweite Kasse dazu, meldest du also wieder beide. Hast du zwei Filialen, gibst du zwei Meldungen ab.

Tablet-Kasse, Handheld, Kiosk: was zählt als eigene Kasse?

Mehrere Geräte dürfen sich eine TSE teilen. Gemeldet wird trotzdem jedes Gerät, das selbst Kassenfunktion hat. Ein Handheld für die Bedienung oder ein Bestellterminal gilt als eigenes System, wenn es auch ohne die Hauptkasse kassieren kann. Ist es nur ein Eingabegerät, das Bestellungen an die Kasse schickt, wird es nicht separat gemeldet.

Ein Sonderfall sind Geräte ohne Bargeld. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums braucht ein System, das keine baren Zahlungen vor Ort ermöglicht, keine TSE. Das gilt aber nur, wenn die Software Bargeld technisch nicht kann. Lässt sich eine Barzahlungsfunktion einfach freischalten, geht das Finanzamt davon aus, dass sie vorhanden ist.

Bei Kassen, die als Software auf austauschbarer Hardware laufen, sollen nach den BMF-FAQ in der Regel die Angaben der Software gemeldet werden. Wie ein Verbund aus Hauptkasse und mehreren Kiosken im Formular genau einzutragen ist, ist nicht in jedem Detail geklärt. Stimm dich dazu kurz mit deiner Steuerberatung oder deinem Kassenanbieter ab.

Darf der Kassenanbieter für dich melden?

Ja. Hersteller, Händler oder deine Steuerberatung dürfen die Meldung als Bevollmächtigte abgeben. Verantwortlich bleibst du selbst. Lass dir deshalb eine Kopie der Übermittlung geben und leg sie zur Verfahrensdokumentation.

Und wenn die TSE gewechselt wird?

Ein TSE-Wechsel muss heute nicht gemeldet werden. Freiwillig ist das möglich. Der Regierungsentwurf für ein Zweites Kassengesetz vom September 2026 sieht hier eine Meldepflicht ab 2028 vor, beschlossen ist das aber noch nicht. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Zweiten Kassengesetz.

Was passiert, wenn die Meldung fehlt?

Für eine fehlende Meldung steht in § 379 AO kein eigener Bußgeldtatbestand. Die Mitteilung ist trotzdem Pflicht, und bei einer Kassen-Nachschau gehört sie zu den ersten Dingen, nach denen der Prüfer fragt. Eine nachgeholte Meldung macht einen deutlich besseren Eindruck als gar keine.

Nutzt du orderio pos und hast Fragen zu den Angaben für die Meldung, sprich uns an.