Kassen-Nachschau: Was passiert, wenn das Finanzamt unangekündigt kommt

Freitagabend, das Lokal ist voll, und am Tresen fragt jemand nach dem Inhaber. So beginnt eine Kassen-Nachschau oft. Seit 2018 dürfen Amtsträger des Finanzamts nach § 146b AO ohne vorherige Ankündigung in Geschäftsräume kommen und prüfen, ob Kasse und Aufzeichnungen ordnungsgemäß sind. Eine Außenprüfung ist das nicht, sie kann aber zu einer werden.

Wer darf wann kommen?

Die Nachschau findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Für die Gastronomie heißt das: auch abends und am Wochenende, wenn du geöffnet hast. Betreten werden dürfen Geschäftsräume. Wohnräume nur, wenn eine dringende Gefahr abzuwehren ist. Ein Recht, Schränke oder Räume zu durchsuchen, gibt die Nachschau nicht.

Der Prüfer darf erst beobachten

In Räumen, die für Gäste zugänglich sind, darf der Amtsträger zunächst ohne Ausweis zusehen, wie bei dir kassiert wird. Testkäufe sind ausdrücklich erlaubt. Viele Prüfer bestellen also erst einen Kaffee und achten darauf, ob ein Beleg kommt und wie die Bestellung in der Kasse landet. Ausweisen muss er sich, sobald er nicht öffentliche Räume betreten will oder dich zur Mitwirkung auffordert.

Was du vorlegen musst

• Kassendaten im Format der DSFinV-K über die digitale Schnittstelle
• TSE-Daten als Export (TAR-Datei nach BSI TR-03151)
• die Verfahrensdokumentation mit Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse
• auf Nachfrage weitere Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen

Die Kosten für die Bereitstellung der Daten trägst du selbst. Liegen die Daten in einer Cloud, ist das erlaubt, solange du sie zeitnah abrufen kannst. Der Prüfer darf Unterlagen fotografieren oder scannen.

Was ist ein Kassensturz?

Der Prüfer kann verlangen, dass du den Bargeldbestand zählst und mit dem Sollbestand der Kasse abgleichst. Das ist eine Ermessensentscheidung, keine Pflichtübung. Hintergrund ist § 146 Abs. 1 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten, die Kasse muss also jederzeit „kassensturzfähig“ sein. Privatentnahmen und Einlagen gehören deshalb immer sofort in die Kasse.

Wann wird daraus eine Außenprüfung?

Gibt die Nachschau Anlass dazu, darf der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO). Darauf muss er dich schriftlich hinweisen. Die Nachschau selbst endet ohne Prüfungsbericht.

Was droht bei Mängeln?

Zwei Folgen sind möglich, oft beide zusammen. Erstens die Schätzung: Kann das Finanzamt deine Aufzeichnungen nicht zugrunde legen, etwa weil die Daten nicht über die digitale Schnittstelle bereitstehen, darf es Umsätze nach § 162 AO schätzen. Zweitens ein Bußgeld nach § 379 AO von bis zu 25.000 Euro, zum Beispiel wenn Geschäftsvorfälle nicht aufgezeichnet wurden oder die Kasse nicht richtig mit TSE geschützt ist. Das Bußgeld setzt nicht voraus, dass tatsächlich Steuern verkürzt wurden.

So bereitest du dich vor

1. Lege fest, wer im Betrieb mit dem Prüfer spricht, wenn du nicht da bist, und wo die Unterlagen liegen.
2. Teste einmal den DSFinV-K- und TSE-Export deiner Kasse, bevor ihn jemand verlangt.
3. Halte die Verfahrensdokumentation aktuell, besonders nach Änderungen wie den neuen Steuersätzen 2026.
4. Prüfe, ob deine Kassen beim Finanzamt gemeldet sind.
5. Gib zu jedem Vorgang einen Beleg aus, auch beim Kaffee zum Mitnehmen.
6. Buche Entnahmen und Einlagen sofort, damit ein Kassensturz stimmt.

orderio pos signiert jeden Vorgang mit der TSE und stellt die Kassendaten im DSFinV-K-Format bereit. Mehr zur TSE liest du in unserem Beitrag zur TSE-Pflicht.