Recht & Compliance4. November 2026·7 Min. Lesezeit

Kassensystem für die Gastronomie: Worauf du 2026 achten musst

Ein Kassensystem für die Gastronomie muss zwei Dinge leisten: alle Vorgaben des Finanzamts erfüllen und im Service schnell sein. Hier steht, was Pflicht ist, welche Funktionen zählen und wie sich die Kosten zusammensetzen.

von orderio Team

Die Kasse ist im Restaurant das Gerät, das am meisten aushalten muss: volle Abende, wechselnde Mitarbeiter, getrennte Rechnungen und dazu die Regeln des Finanzamts. Wer eine neue Kasse sucht, sollte deshalb zuerst die Pflichten klären und dann die Funktionen vergleichen. Dieser Beitrag geht beides der Reihe nach durch.

Die Pflichten: was jede Kasse erfüllen muss

Seit Anfang 2020 müssen elektronische Kassen in Deutschland mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Grundlage ist § 146a der Abgabenordnung zusammen mit der Kassensicherungsverordnung. Daraus ergeben sich für deinen Betrieb diese Punkte:

TSE: Jeder Vorgang wird signiert, damit nachträgliche Änderungen auffallen. Mehr dazu im Beitrag zur TSE-Pflicht.
Beleg: Für jeden Verkauf musst du einen Beleg anbieten, gedruckt oder mit Zustimmung des Gastes digital. Einzelheiten stehen im Beitrag zur Bonpflicht.
Meldung: Seit dem 1. Januar 2025 meldest du jede Kasse mit TSE über ELSTER, bei neuen Geräten innerhalb eines Monats. Wie das geht, steht im Beitrag Kasse beim Finanzamt melden.
Export: Bei einer Kassen-Nachschau musst du die Daten im Format DSFinV-K und den TSE-Export vorlegen können. Was dabei passiert, steht im Beitrag zur Kassen-Nachschau.
Steuersätze: Seit 2026 gelten für Speisen dauerhaft 7 Prozent, für Getränke 19 Prozent. Die Kasse muss beide sauber trennen, auch in Menüs. Mehr im Beitrag zu 7 % Mehrwertsteuer auf Speisen.

Verstöße können teuer werden. Nach § 379 der Abgabenordnung sind Bußgelder bis 25.000 Euro möglich, dazu kann das Finanzamt Umsätze schätzen. Achte deshalb darauf, dass TSE, Export und Verfahrensdokumentation beim Anbieter mit dabei sind und nicht extra eingerichtet werden müssen.

Geplant ist außerdem ein Zweites Kassengesetz mit einer Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz und einem digitalen Beleg. Beschlossen ist es noch nicht. Den Stand findest du im Beitrag zum Zweiten Kassengesetz.

Die Funktionen: was eine Gastro-Kasse können sollte

Eine Kasse für den Einzelhandel scannt Artikel und kassiert. In der Gastronomie kommt deutlich mehr dazu. Diese Funktionen machen im Alltag den Unterschied:

Funktion	Wofür du sie brauchst
Tischplan	Offene Tische auf einen Blick, Bestellungen pro Tisch sammeln
Gangfolgen	Vorspeise, Hauptgang und Dessert nacheinander an die Küche schicken
Getrennt kassieren	Jeder Gast zahlt seinen Teil, ohne Rechnen auf dem Zettel
Mehrere Ausgabestellen	Speisen gehen an die Küche, Getränke an die Theke
Trinkgeld	Trinkgeld bei Kartenzahlung erfassen und richtig verbuchen
Kartenzahlung	Kartenterminal direkt angebunden, Betrag ohne Abtippen
Offline-Betrieb	Weiter kassieren, wenn das Internet ausfällt
Anbindungen	Online-Bestellungen, Self-Order-Kiosk und Lieferdienst laufen in dieselbe Kasse

Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wenn Online-Shop, Kiosk und Kasse getrennte Systeme sind, pflegst du drei Speisekarten und hast drei Auswertungen. Besser ist ein System, in dem alle Bestellungen zusammenlaufen. Zum Thema Trinkgeld haben wir einen eigenen Beitrag: Trinkgeld in der Gastronomie.

Was ein Kassensystem kostet

Die Kosten bestehen fast immer aus einer monatlichen Lizenz pro Gerät, der Hardware und den Gebühren für Kartenzahlungen. Frag bei jedem Angebot nach, ob TSE, Updates, Support und der Export für das Finanzamt im Preis enthalten sind. Sonst kommen diese Posten später dazu.

Kostenpunkt	Was dazugehört
Lizenz	Monatlicher Preis pro Kassengerät, oft mit Rabatt für weitere Geräte
Hardware	Kassengerät, Bondrucker, Kassenlade, Kartenterminal
TSE	Signatur und Austausch ablaufender Zertifikate
Zahlungsgebühren	Gebühr pro Kartenzahlung beim Zahlungsanbieter
Einrichtung	Artikel, Steuersätze, Tische, Drucker und Schulung

Bei orderio pos kostet die Gastro-Lizenz 69 Euro pro Gerät und Monat, jede weitere Gastro-Lizenz im selben Betrieb 55,20 Euro. Für den Einzelhandel sind es 49 Euro. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, die TSE ist enthalten. Die Hardware stellen wir passend zum Betrieb zusammen. Alle Einzelheiten stehen auf der Seite Kassensystem Preise.

Checkliste für den Vergleich

Ist die TSE enthalten, und wer kümmert sich um den Austausch der Zertifikate?
Gibt es den DSFinV-K-Export auf Knopfdruck?
Funktioniert die Kasse ohne Internet?
Kann ich Tische, Gänge und getrennte Rechnungen abbilden?
Laufen Online-Bestellungen und Kiosk-Bestellungen direkt in die Kasse?
Was kostet jedes weitere Gerät?
Gibt es Support auf Deutsch, auch am Abend und am Wochenende?

Häufige Fragen

Muss ein Restaurant ein Kassensystem haben?

Heute gibt es keine allgemeine Kassenpflicht. Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie aber mit TSE schützen und beim Finanzamt melden. Eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz ist geplant, aber noch nicht beschlossen.

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Üblich ist eine monatliche Lizenz pro Gerät plus Hardware. Bei orderio pos kostet die Gastro-Lizenz 69 Euro pro Gerät und Monat zuzüglich Umsatzsteuer, mit TSE.

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 meldest du Kassen mit TSE über ELSTER, neue Geräte innerhalb eines Monats nach Anschaffung.

Wie hoch ist das Bußgeld bei Kassenmängeln?

Nach § 379 AO bis zu 25.000 Euro. Zusätzlich kann das Finanzamt Umsätze schätzen.

Kann ich mit einer Kasse auch Online-Bestellungen annehmen?

Wenn Kasse und Bestellsystem verbunden sind, ja. Bei orderio laufen Bestellungen aus Online-Shop, App und Kiosk direkt in orderio pos.

Quellen

Dieser Beitrag gibt den Stand zum angegebenen Datum wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich bitte mit deiner Steuerberatung.