Selbstständig in der Gastronomie: Der komplette Leitfaden vom Konzept bis zur ersten Bestellung

Sich in der Gastronomie selbstständig zu machen , eigenes Restaurant, Imbiss oder Lieferdienst , klingt nach Bauchgefühl und gutem Kochen. In Wahrheit ist es ein Marathon aus Behördengängen, Rechnungen und Marketing-Entscheidungen. Dieser Leitfaden zeigt dir den vollständigen Pfad von der Konzept-Phase bis zur ersten Bestellung. Er ersetzt keinen Steuerberater oder Anwalt, gibt dir aber die richtige Reihenfolge an die Hand, damit du nichts Wichtiges vergisst.

1. Konzept und Standort definieren

Bevor du auch nur eine Behörde betrittst, entscheide drei Dinge: Was kochst du, wer ist die Zielgruppe, wo machst du es. Das Konzept entscheidet später über Konzession, Investitionssumme und Marketing-Strategie. Ein Late-Night-Döner in einer Studentengegend braucht andere Genehmigungen als ein À-la-carte-Restaurant in einer Innenstadt-Lage.

• Speisenkonzept und Positionierung (Preisniveau, Stilrichtung, Spezialisierung)
• Zielgruppe und durchschnittlicher Bon pro Bestellung
• Geschäftsmodell: Lieferdienst, Tischbedienung, Theke oder Mix
• Standort-Analyse: Laufkundschaft, Parkmöglichkeiten, Lieferradius
• Mitbewerber im Umkreis von 1-3 km

2. Rechtsform wählen

Die meisten Einzelgastronomen starten als Einzelunternehmen oder als GbR (zu zweit). Sobald du Mitarbeiter beschäftigst oder Kapitalrisiken absichern willst, lohnt der Schritt zur UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH. Für eine GmbH brauchst du 25.000 € Stammkapital, für eine UG bereits ab 1 €. Faktor Haftung: wer privat haften will, startet als Einzelunternehmen. Wer das Privatvermögen schützen möchte, gründet eine UG/GmbH und legt sich beim Notar fest.

3. Gewerbeanmeldung beim Ordnungsamt

Beim Ordnungsamt oder Bürgerservice deiner Stadt meldest du dein Gewerbe an, bevor du den ersten Gast bedienst. Kosten meist 20-40 €. Mit der Anmeldung werden automatisch Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft informiert. Du bekommst anschließend eine Steuernummer und solltest dich (möglichst vorher) elektronisch beim Finanzamt registrieren, um Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer geordnet zu bekommen.

4. Gaststättenkonzession (falls Alkohol)

Wer Bier, Wein oder Schnaps ausschenkt, braucht eine Gaststättenerlaubnis (Konzession). Antrag beim Ordnungsamt. Voraussetzungen: persönliche Zuverlässigkeit, Sachkundenachweis durch eine IHK-Unterrichtung, polizeiliches Führungszeugnis (Beleg-Art OE), Auskunft aus dem Gewerbezentralregister. Bearbeitungszeit oft 4-8 Wochen , unbedingt früh einplanen. Wer keinen Alkohol ausschenkt (z. B. reiner Imbiss), braucht in den meisten Bundesländern keine Konzession.

5. Hygiene-Belehrung nach § 43 IfSG

Jede Person, die mit unverpackten Lebensmitteln arbeitet, benötigt eine Erstbelehrung beim Gesundheitsamt. Kosten ca. 20-30 € pro Person, Termine sind meist innerhalb weniger Tage verfügbar. Du selbst und jedes Teammitglied müssen die Bescheinigung haben , ohne darf niemand in der Küche stehen. Anschließend bist du als Arbeitgeber verpflichtet, jährliche Folgebelehrungen schriftlich zu dokumentieren.

6. HACCP und Eigenkontrolle

HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) ist das EU-weite System zur Eigenkontrolle in der Gastronomie. Du musst Kühltemperaturen, Heißhaltetemperaturen und Lagerung dokumentieren, Lieferantenware bei Anlieferung prüfen, Reinigungspläne führen und Schädlingsbekämpfung nachweisen. Die Lebensmittelaufsicht kontrolliert das stichprobenhaft. Ein einfaches Tablet-Checklisten-System spart Papier-Chaos und macht eine Kontrolle entspannt.

7. Kassenpflicht und TSE

Wer Bargeld annimmt, muss eine elektronische Registrierkasse mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen , in Deutschland seit dem 1. Januar 2020 verpflichtend (§ 146a AO, Kassensicherungsverordnung). Jede Bestellung wird kryptografisch signiert, alle Daten sind GoBD-konform unveränderlich. Wer das übergeht, riskiert bei einer Kassennachschau hohe Strafsteuer plus Bußgeld. Ebenfalls seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht (umgangssprachlich Bonpflicht) , jeder Gast bekommt automatisch einen Beleg, ob er will oder nicht.

orderio cash ist als modernes Tablet-Kassensystem TSE-zertifiziert und exportiert auf Knopfdruck den DSFinV-K-Datensatz für deinen Steuerberater. Hardware-Erweiterungen wie Bondrucker oder Kartenterminal sind optional.

8. Personal und Mindestlohn

Der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € brutto pro Stunde (zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 €). Mini-Jobber bis 603 €/Monat (Stand 2026, dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt) sind für dich pauschal sozialversichert , die Lohnnebenkosten bleiben kalkulierbar. Vergiss die Anmeldungen bei Berufsgenossenschaft und Krankenkasse nicht. Lohnabrechnung lieber direkt an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro abgeben , spart Stress und teure Fehler. Tipp: Probearbeit darf in Deutschland nicht unbezahlt sein, sobald sie länger als ein paar Stunden Schnuppern geht , ein regelmäßiger Bußgeld-Klassiker.

9. Versicherungen, die oft vergessen werden

• Betriebshaftpflicht , bei Schaden am Gast praktisch Pflicht
• Inhaltsversicherung , Schaden am Inventar durch Einbruch, Feuer, Wasser
• Ertragsausfallversicherung , bei Brand oder Wasserschaden Einnahmen-Ausfall absichern
• Rechtsschutz , bei Streit mit Lieferanten oder Vermieter
• Berufsunfähigkeitsversicherung (privat) , Gastro ist körperlich anstrengend

10. Online-Präsenz und Bestellkanäle

Ohne digitale Sichtbarkeit wirst du heute kaum gefunden. Ein Google-Maps-Eintrag (Google Business Profile), eine eigene Webseite und ein Bestellkanal sind keine Kür mehr, sondern Pflicht. Lieferportale wie Lieferando oder Wolt geben dir zwar Reichweite, kassieren aber 20-30 % Provision pro Bestellung. Wer von Anfang an zusätzlich einen eigenen Kanal aufbaut, behält Marge und Stammkundendaten.

Mit dem orderio Bestellsystem startest du mit deinem eigenen Online-Shop, deiner eigenen App und deinem Branding , provisionsfrei zum festen Monatspreis. Innerhalb weniger Werktage online, inklusive Onboarding deiner Speisekarte. Gerade in der Gründungsphase, wenn jeder Euro Marge zählt, ist Provisionsfreiheit oft entscheidend dafür, ob ein Standort schwarze oder rote Zahlen schreibt.

11. Förderungen und Finanzierung

Es gibt mehr Förder-Töpfe, als Gründer denken: Gründungszuschuss bei Arbeitslosigkeit (Agentur für Arbeit), KfW-Gründerkredite (ERP-Gründerkredit StartGeld bis 200.000 €, davon bis 80.000 € Betriebsmittel; seit 1. Dezember 2025 erhöht), Landesprogramme wie NRW.Bank oder LfA Bayern. Lass dich vorab durch eine Existenzgründungsberatung (oft kostenfrei über IHK oder HWK) durchsprechen, welches Programm zu deinem Konzept passt. Ein sauberer Businessplan ist Voraussetzung für fast jede Förderung.

Quick-Checkliste vor dem ersten Öffnungstag

• Gewerbeanmeldung erledigt
• Steuernummer und ggf. USt-ID vom Finanzamt erhalten
• Gaststättenkonzession (falls Alkohol) genehmigt
• Hygiene-Belehrung § 43 IfSG für dich und das gesamte Team
• HACCP-Eigenkontroll-System aufgesetzt und ausgedruckt
• Kasse mit TSE-Zertifikat in Betrieb
• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft erledigt
• Betriebshaftpflicht und Inhaltsversicherung abgeschlossen
• Online-Präsenz: Google Business Profile, Webseite, Bestellkanal aufgesetzt
• Eröffnungstermin über Flyer, Social Media und lokale Presse kommuniziert

Häufige Anfänger-Fehler vermeiden

• Konzept zu breit gefasst , klare Positionierung statt der Devise für jeden was
• Provisionsmodell von Lieferportalen unterschätzen , 25 % gehen direkt von der Marge weg
• Buchhaltung schleifen lassen , führt zu Steuer-Nachforderungen und Strafzinsen
• Keine ausreichenden Versicherungen , ein einziger Schaden kann existenzbedrohend sein
• Personal zu spät einarbeiten , verbrannte Eröffnungswoche und Frust beim Team
• Kein eigener Bestellkanal , 100 % Abhängigkeit von Drittportalen

Wer den Gründungspfad systematisch durchzieht, statt von einer Behörde zur nächsten zu hetzen, ist nach drei bis sechs Monaten Vorbereitungszeit live. Bei der Digitalisierung , vom eigenen Online-Shop über die TSE-Kasse bis zum Tischbestellsystem , helfen wir dir gerne. Eine kostenlose Erstberatung dauert 30 Minuten und macht den Plan konkret , inklusive Aufwand-Schätzung und realistischem Zeitplan.